最初につまずきやすいのが「どの単位でプロセス図にするか」です。粒度がそろっていないと、あとで見比べられません。
業務の粒度
業務は次の階層で分けられます。
- 部門…例：営業
- 業務種別…例：ターゲット選定、アポイント実行、商談実施
- 業務…複数の作業から構成され、明確な目的を伴った一連の動き。例：アポイント取得前準備、商談前準備
- 作業…複数の動作から構成され、一定の目的を伴った一連の動き。例：顧客情報を確認する、トークスクリプトを開く
- 動作…1モーションで完結する最小単位の動き。例：登録の番号へ発信する
プロセス図にするのは「業務」の単位です。「作業」より細かい粒度は Teachme Biz のマニュアルが担当します。
リストアップのコツ
- 作成方針を明確に…何のために作るのかを書き添えます
- 作成者はバイネームで…「営業部で」ではなく個人名で決めます
- 具体的なプロセス図名で…「営業」ではなく「アポイント取得前準備」のように書きます
リストアップは段階を踏む
- 最初は5つ以上…プロセス図にしたい業務をリストアップし、そのうち優先度の高い1つから作り始めます
- 慣れてきたら20個ほど…作り方が分かってから対象を広げます。最初から数を増やすと、粒度がそろわないまま散らばります
20個も思いつかない場合は、条件分岐が多くて口頭で説明しづらい業務、ベテランしかできない業務、トラブル対応のように毎回判断が入る業務から探すと見つかります。
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プロセス図の3つの作り方
https://help.process.teachme.jp/hc/ja/articles/61439204394393