3 cách tạo sơ đồ Quy trình – Trung tâm trợ giúp | Teachme Process

Quy trình cơ bản là để AI tạo bản nháp trước, sau đó chỉnh tay cho phù hợp với thực tế. Bạn không cần vẽ từ đầu bằng tay.

Thứ tự thực hiện

Trao đổi với AI để tạo bản nháp…Nhập nghiệp vụ cần xử lý và trò chuyện với Tác nhân AI để tạo ra Quy trình
Yêu cầu AI chỉnh sửa…Cho AI biết những điểm chưa khớp với thực tế của công ty để AI sửa lại. Bạn cũng có thể tham khảo ý kiến như: "Có nút nào cần xem xét bổ sung không?" hay "Có chỗ nào nên tách thành Quy trình riêng dưới dạng quy trình chi tiết không?"
Tự tay chỉnh sửa…Bổ sung các nút còn thiếu và điều chỉnh sắc thái diễn đạt
Bổ sung thông tin cho các nút…Nhập Nhãn phân công, Thời lượng, Loại tác vụ và liên kết Tài liệu hướng dẫn của Teachme Biz
Thử cài đặt chia sẻ và xuất dữ liệu…Thiết lập Quyền truy cập xem và Quyền truy cập chỉnh sửa, rồi xuất ra ảnh hoặc CSV nếu cần

Mẹo khi thực hiện bước 3 là chuyển đổi chế độ hiển thị để chỉnh sửa dễ dàng hơn. Nếu muốn chỉnh luồng thì dùng chế độ Flow, nếu muốn xem lại phân công thì dùng Làn, còn nếu muốn điền thông tin còn thiếu thì dùng danh sách nút.

3 cách tạo bản nháp

1. Tạo bằng cách trao đổi với AI

Khi bạn yêu cầu, AI sẽ xác nhận các thông tin cần thiết và tự động tạo Quy trình trong khi hỏi ý kiến bạn. Bạn có thể truyền chỉ thị bằng cách nhập bàn phím, nhập giọng nói hoặc đính kèm ảnh hay PDF.

2. Nhập từ tài liệu có sẵn

Nếu bạn tải lên sơ đồ luồng nghiệp vụ hoặc danh sách nghiệp vụ đã có dưới dạng PDF hay ảnh, AI sẽ sắp xếp lại thành dạng Quy trình. Đây là cách nhanh nhất khi chuyển đổi từ tài liệu giấy hoặc Excel.

Bạn cũng có thể yêu cầu AI tạo Quy trình dựa trên Tài liệu hướng dẫn của Teachme Biz. Trong trường hợp đó, việc liên kết Tài liệu hướng dẫn cũng được thực hiện đồng thời.

3. Tạo thủ công

Tự tay kết nối các nút để tạo Quy trình. Bạn có thể thêm và kết nối bước tiếp theo chỉ bằng một cú nhấp vào dấu "＋" trên nút chưa kết nối hoặc dấu "＋" ở điểm giữa của cạnh. Bạn có thể dùng Bố cục tự động để sắp xếp lại vị trí các nút.

Không nhồi nhét quá nhiều vào một trang

Nếu nhồi tất cả các nhánh vào một trang, sơ đồ sẽ khó nhìn. Những chỗ nên tách ra, hãy thiết lập quy trình chi tiết cho Nút thực thi và tách thành một Quy trình riêng.