Điều dễ gặp khó khăn đầu tiên là "nên tạo sơ đồ Quy trình theo đơn vị nào". Nếu mức độ chi tiết không đồng nhất, bạn sẽ không thể so sánh chúng với nhau về sau.
Mức độ chi tiết của tác vụ
Tác vụ được phân chia theo các cấp bậc sau.
- Phòng ban…Ví dụ: Kinh doanh
- Loại tác vụ…Ví dụ: Lựa chọn mục tiêu, Thực hiện hẹn gặp, Tiến hành đàm phán
- Tác vụ…Một chuỗi hoạt động được cấu thành từ nhiều công việc, kèm theo mục đích rõ ràng. Ví dụ: Chuẩn bị trước khi đặt lịch hẹn, Chuẩn bị trước đàm phán
- Công việc…Một chuỗi hoạt động được cấu thành từ nhiều thao tác, kèm theo mục tiêu nhất định. Ví dụ: Kiểm tra thông tin khách hàng, Mở kịch bản tư vấn
- Thao tác…Đơn vị nhỏ nhất hoàn thành trong 1 động tác. Ví dụ: Gọi đến số đã đăng ký
Đơn vị để tạo sơ đồ Quy trình là "Tác vụ". Mức độ chi tiết nhỏ hơn "Công việc" sẽ do Tài liệu hướng dẫn trên Teachme Biz đảm nhận.
Mẹo liệt kê
- Xác định rõ phương châm tạo lập…Ghi chú mục đích tạo ra là để làm gì
- Chỉ định người tạo bằng tên cụ thể…Không phải "do phòng Kinh doanh" mà quyết định bằng tên cá nhân
- Đặt tên sơ đồ Quy trình cụ thể…Không phải "Kinh doanh" mà viết cụ thể như "Chuẩn bị trước khi đặt lịch hẹn"
Liệt kê theo từng giai đoạn
- Ban đầu ít nhất 5 mục…Liệt kê các tác vụ muốn tạo sơ đồ Quy trình, rồi bắt đầu tạo từ 1 mục có độ ưu tiên cao nhất
- Khi đã quen, hãy mở rộng khoảng 20 mục…Sau khi đã nắm được cách tạo thì mới mở rộng phạm vi. Nếu tăng số lượng ngay từ đầu, các mục sẽ phân tán với mức độ chi tiết không đồng nhất
Nếu không nghĩ ra được 20 mục, hãy tìm trong các tác vụ có nhiều phân nhánh điều kiện và khó giải thích bằng lời, các tác vụ chỉ nhân viên lâu năm mới làm được, hoặc các tác vụ như xử lý sự cố đòi hỏi phán đoán mỗi lần thực hiện.
Liên quan
3 cách tạo sơ đồ Quy trình
https://help.process.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/61439204394393